勤怠管理システムと給与計算システムの連携

勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携

連携データのレイアウトは会社によって違う

勤怠管理システムから給与計算システムへデータ連携させる際の、CSVデータのレイアウトって、実は会社によって異なります。
CSVデータとレイアウトというのは、単純に並び順という意味もありますが、並び順に関係なく取り込める給与計算ソフトもいくつかあり、並び順だけでは対応できないケースも多々あります。

項目そのものが不足していたり、60進法、10進法のどちらかの表記を指定知る場合や、時間の表記のフォーマットを:(コロン)にするか、.(ドット)にするかなどの違いが対応できないと取り込むことはできません。

ただ、給与計算システム側の設定が全ての会社が同じというはずがないので、普通は会社によって設定の仕方は若干の違いがあります。そして、使い方が異なれば、必要とするデータの内容も異なるので、取り込みしたいファイルCSVファイルのレイアウトも異なります。

勤怠管理システム側でこれらのユーザーごとの差異全てを吸収できないので、部分的な連携というケースも多いのが実情です。不足分は給与計算ソフトに手作業で入力するという運用です。

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もちろん、ユーザー個別に出力するCSVレイアウトをカスタマイズしてくれる勤怠管理システムベンダーもいますので、そのような勤怠管理システムを導入すると、手作業が軽減され非常に便利です。

勤怠管理システム導入時に、そこまできちんと要件確認するユーザーは少ないので、思っていたのと違うということにならないように留意しておくと良いでしょう。

連携するシステムの社内担当者が違うときは注意しよう

サービス業の企業では、勤怠管理システムを導入しようというきっかけは、現場の店長の業務負担軽減や、管理会計としてのリアルタイム人件費算出などの理由であることが多いのですが、その場合多くは現場サイドの管理職が起点になってシステム化が進む事もよくあります。

一方、給与計算システムは人事部・総務部などのバックオフィス部門がシステムを管理していることが一般的です。

担当者が異なる場合、導入目的としてのコンセンサスが取れていないことがあると、協力的でなかったりします。

部署が異なるとリーダーシップを取りにくいかもしれませんが、ここでリーダーシップを取らないとトラブルのもとになりやすいです。

中小企業だったら、社長がキックオフに参加するぐらいのことはやったほうが良いでしょう。

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