勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムを選ぶポイントについて解説

勤怠管理システムを選ぶポイントは、初めて勤怠管理システムを導入される企業にとっては、意外な盲点がたくさん潜んでいます。

有料だから安心。無料だからダメということはありません。もちろん無料の勤怠管理システムより、有料の勤怠管理システムのほうが機能が充実していることは間違いありません。

一番大事なことは、自社の勤怠ルールに勤怠管理システムが対応しているかどうかです。

ウチの会社はごく普通の勤怠管理ルールで運用しているから、市販の勤怠管理システムで対応できない機能要件なんて無いだろうと思っていても、けっこうこれがたくさんあったりします。

たいていの場合、契約してから気づきます。こんなこともできないのかとベンダーに怒っても仕方ありません。確認しないで契約してしまったのが悪いです。一般的にはBtoBの契約でキャンセルはできないことが多いので、妥協して利用するか、お金を捨てるかのどちらかとなります。

そうならないためにも、勤怠管理システム選びのポイントをしっかり押さえておきましょう。

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就業形態によって勤怠管理システムの仕様は異なるんです

勤怠管理システムとひと口に言っても、管理する対象、すなわちシステム利用者が、社員なのかアルバイトなのかによって、求められる機能要件はだいぶ異なります。
また、一般的なオフィスの勤怠管理と、サービス業の勤怠管理でも、機能要件はがらりと変わります。

勤怠管理システムの導入を機に、労働基準法に準拠した運用にしたいと考える企業もけっこう多いのですが、労基法の残業計算ロジックはシステム化すると、とても複雑なものだと気付かれることが多いようです。労働者の権利を保護することが目的なら、労働者にも理解できるような仕組みにすべきではないかと個人的には思いますが、現状は企業の給与計算担当者ですらまともに理解できていないような複雑なルールだったります。

事実、法律通りに完璧に運用できている企業は少ないです。でも、労基は容赦なく厳しい指導をしてきます。

複雑なルールだからシステム化が正解とはいきません。所詮はシステムは道具です。ルールを掌握するのは人間であり、ルールを理解しないまま運用しても、重大なミスや問題に気づかないなど、後々になって痛い目にあいます。

オンプレミス開発ではなくパッケージであろうと同じです。どんなシステムでもしっかり要件定義をすることが重要なのです。

サービス業の勤怠管理

定時のオフィス勤務と、店舗展開するシフト制のサービス業では勤怠管理も業務要件が大きく異なります。

サービス業の場合、複数の店舗展開する場合などは、システムをインターネット経由で利用できるクラウドのWEBシステムが向いています。

なぜなら、従業員のマスタを本社で一元管理できるからです。

各拠点ごとでシステムが分断されてしまうと、従業員のマスタデータの管理を、拠点まかせにせざるを得ないため、間違いが頻発します。

本社の給与計算担当者が一元管理するのが、最も効率的です。

飲食店や、小売業などでは、ヘルプと呼ばれる応援勤務がよくあります。従業員マスタが一元管理できるWEBシステムなら、従業員のマスタの登録は一回で済みますが、拠点ごとにシステムが分かれている場合は、従業員マスタの重複運用が必要となり、煩雑化します。

サービス業の場合、休日が土日祝日ではないことが多いので、残業の計算方法も結構異なります。

原則としては1日8時間以上の勤務、週40時間以上の勤務という点は一般オフィスと一緒ですが、加えて月単位で残業計算する方法を採用する企業も多いので、対応できるかどうかは確認は必須です。

定時勤務の勤怠管理

一般的なオフィスの社員の勤怠管理の場合、求められる要件は残業計算や有給休暇の管理であることが多いことでしょう。

残業計算も、9時―17時が定時の場合、17時30分までの退勤は残業カウントしないが、それ以降の退勤は残業カウントするなどのロジックを求める企業は多いようですが、意外に対応していないシステムも多いです。
また、早出残業(はやでざんぎょう)は承認制という企業も多く、打刻に残業承認ワークフローを備えている勤怠管理システムはそれほど多くはありません。

きっとあなたも、今までアナログな運用で、都度都度、人間が判断していたことを、システム化することで細かなことまでルール化しなければいけないことに気付かされるでしょう。

システム化するということは、曖昧な部分を残すことができなくなるということです。

反面それによって、明確で公正な基準ができる、正確な管理ができるようになる、業務効率が向上するといったメリットが享受できるのです。

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