Blog Posts in Category: 勤怠管理システム導入お役立ち情報

勤怠管理システム導入で助成金をGETする

勤怠管理システム導入の助成金

勤怠管理システムの導入に対する助成金が実はあるのです

助成金は返済が不要なお金を国が補助してくれる制度です。企業にとってはお得な制度ですが、助成金の情報はひっそりと公開されるので、一般の企業に知られていないことも多いのが実情です。

実は勤怠管理システム導入でも使える助成金制度があります。

割と忘れがちな勤怠管理システムの大事な機能

忘れがちな勤怠管理システムの大事な機能

選定時にうっかり見落としがちな大事な機能

勤怠管理システムを選ぶときには、残業計算はできるのか?変形労働時間制にも対応できるのか?深夜割増にも対応できるのか?など自社の就業ルールに合わせてシステムを運用できるのかどうかを確認することに目が行きがちです。

もちろん、これまでと同様にきちんと給与計算を行うことができなければいけませんので、それは最低限の要件です。

色々な勤怠管理システムを見比べてみるとわかりますが、世の中にはすべてを満たす製品なんて存在しません。どのベンダーも一長一短だということに気付くでしょう。

相対的に要件を一番満たすベンダーはどこか、且つ予算内で一番パフォーマンスの良いベンダーはどこかを見極めるだけでも、けっこう疲れます。

じっくり考える時間があれば、運用イメージについて細部まで確認できるのですが、なかなかそこまでは手が回らないことでしょう。

勤怠管理システムと給与計算システムの連携

勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携

連携データのレイアウトは会社によって違う

勤怠管理システムから給与計算システムへデータ連携させる際の、CSVデータのレイアウトって、実は会社によって異なります。
CSVデータとレイアウトというのは、単純に並び順という意味もありますが、並び順に関係なく取り込める給与計算ソフトもいくつかあり、並び順だけでは対応できないケースも多々あります。

項目そのものが不足していたり、60進法、10進法のどちらかの表記を指定知る場合や、時間の表記のフォーマットを:(コロン)にするか、.(ドット)にするかなどの違いが対応できないと取り込むことはできません。

ただ、給与計算システム側の設定が全ての会社が同じというはずがないので、普通は会社によって設定の仕方は若干の違いがあります。そして、使い方が異なれば、必要とするデータの内容も異なるので、取り込みしたいファイルCSVファイルのレイアウトも異なります。

勤怠管理システム側でこれらのユーザーごとの差異全てを吸収できないので、部分的な連携というケースも多いのが実情です。不足分は給与計算ソフトに手作業で入力するという運用です。

勤怠管理システムって実は給与計算はできませんよ

勤怠管理システムは実は給与計算までしない

勤怠管理システムはそもそも給与計算はできない

勤怠管理システムを導入する時に、システム化して実現させたいことの1番目は、何と言っても給与計算だと思います。

誤解をされている人も多いのですが、勤怠管理システムは、給与計算まで行わない製品のほうが圧倒的に多いです。

一般的な勤怠管理システムでは、給与計算の手前の時間集計までを行い、給与計算は専用の給与計算ソフトに任せてしまいます。勤怠管理システムで出力したCSVデータを給与計算システムに取り込み、給与計算ソフト内で計算させるのです。

一つにまとめた製品がないこともないのですが、使い勝手はいま一つで、大手のベンダーから提供される勤怠管理システム、給与計算システムは別々の製品であることが多いです。

勤怠管理システムのタイムレコーダー

勤怠管理システムのタイムレコーダー

勤怠管理システムのタイムレコーダー機能も色々

勤怠管理システムではタイムレコーダー端末や、システム上のタイムレコーダー画面から打刻するタイプが主流となっています。

他にも、一人一台PCが支給されるような会社では、従業員各自が自分の出勤簿を登録するタイプもあります。

タイムレコーダー画面から打刻する仕様の場合、システムのサーバー時刻を表示、登録に使用するのが一般的です。

フリーソフトのタイムレコーダーソフトでは、パソコンにインストールするタイプの場合、パソコンの時計を参照する仕様が多く、パソコンの時計を管理者以外が修正できないように設定しておくことで不正打刻をを防ぐことができます。

これを怠ると、遅刻してきたのに、始業前に出勤打刻できるように不正な操作ができたり、してもいない残業を偽装できたりします。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムを選ぶポイントについて解説

勤怠管理システムを選ぶポイントは、初めて勤怠管理システムを導入される企業にとっては、意外な盲点がたくさん潜んでいます。

有料だから安心。無料だからダメということはありません。もちろん無料の勤怠管理システムより、有料の勤怠管理システムのほうが機能が充実していることは間違いありません。

一番大事なことは、自社の勤怠ルールに勤怠管理システムが対応しているかどうかです。

ウチの会社はごく普通の勤怠管理ルールで運用しているから、市販の勤怠管理システムで対応できない機能要件なんて無いだろうと思っていても、けっこうこれがたくさんあったりします。

たいていの場合、契約してから気づきます。こんなこともできないのかとベンダーに怒っても仕方ありません。確認しないで契約してしまったのが悪いです。一般的にはBtoBの契約でキャンセルはできないことが多いので、妥協して利用するか、お金を捨てるかのどちらかとなります。

そうならないためにも、勤怠管理システム選びのポイントをしっかり押さえておきましょう。